Search

Kategoria: 4. Yhdistyksen ohjeet – Jäsenrekisteri

Jäsenmäärät ja äänimäärät liittokokouksessa

Äänimäärät katsotaan Omakissa-järjestelmästä Kissaliiton toimesta. Yhdistyksien omalla vastuulla on se, että jäsenasiat ovat kunnossa 31.12. klo 23:59 mennessä, jotta kaikki äänivaltaisiin kuuluvat äänet tulevat lasketuiksi. Äänten seurantaan on olemassa työkaluja, joilla jäsensihteerit pystyvät huolehtimaan ja seuraamaan jäsenyyksien oikeellisuutta. Raportit-välilehdeltä löytyy raportti nimellä ”äänimäärät liittokokouksessa”. Tämän raportin avulla näkee paljonko jäseniä on yhteensä, montako eri jäsenyyttä yhdistyksessä on (jos tämä luku ei täsmää jäsenmäärään niin tulee tehdä lisäselvitystä) sekä äänivaltaisten jäsenien lukumäärän. Viimeisessä sarakkeessa raportti kertoo […]

Yhdistyspääkäyttäjän toiminnot

Uuden käyttäjän lisääminen – Yhdistyksen tunnus Klikkaa yläpalkissa kohtaa Käyttäjähallinta Klikkaa käyttäjät Klikkaa lisää uusi käyttäjä Käyttäjän tiedot lomake aukeaa (* merkityt tiedot pakollisia, muut suotavia) Täytä tiedot ja klikkaa tallenna tiedot Ryhmät  ➔ valitse listalta haluttu rooli ja klikkaa lisää ryhmään Yhdistyksen käyttäjän tietojen selaaminen ja hallinnointi Klikkaa yläpalkissa kohtaa käyttäjähallinta Klikkaa käyttäjät Listalla näkyy yhdistyksen toimihenkilöt, joilla oikeus hallinnoida järjestelmässä olevia yhdistyksen tietoja. Muokkaa tietoja valitsemalla halutun henkilön oikealla puolella Tiedot ja sen jälkeen […]

Omien käyttäjätietojen hallinnointi

Salasanan vaihto, nimitietojen ja sähköpostin päivitys onnistuu seuraavasti: Klikkaa yläpalkissa omaa käyttäjätunnusta Anna uusi salasana ja päivitä tarvittaessa  muut tiedot Tallenna Käyttäjätietojen hallinnointi (käyttöoikeusryhmät, voimasssa-päiväys yms.) Klikkaa yläpalkissa kohtaa ”Käyttäjähallinta” Mikäli et näe yläpalkissa Käyttäjähallintaa, ei sinulla ole tarvittavia oikeuksia hallinnoida näitä tietoja Klikkaa ”käyttäjät” Valitse listalta oman nimesi kohdalta “Tiedot” ja sen jälkeen “Muokkaa” painiketta. Tee haluamasi muutokset ja tallenna

Lehtitilaukset ja ryhmäsähköpostit

Lehtitilaukset voidaan hoitaa yhdistyksessä kahdella tavalla. Joko käytetään lehtitilaus-toimintoa (Jäsenen tiedot/Lehtitilaus-välilehti) tai ryhmäsähköpostia. Yhdistysten omat jäsenlehdet Pyydä Omakissa-palvelun pääkäyttäjää perustamaan teille yhdistyksen lehti seuraavin tiedoin: Lehden nimi Paperi, sähköinen lehti vai molemmat Esimerkiksi: Mallikkaat Rotukissayhdistys Ry (MROK) julkaisee omaa jäsenlehteä “MROK Sanomat“ sekä paperina, mutta myös sähköpostilla pdf-muodossa. Pääkäyttäjä perustaa yhdistykselle kaksi lehteä: MROK Sanomat – paperi MROK Sanomat – sähköinen Tämän jälkeen jäsentiedoissa voidaan valita jäsenen tietoihin (Lehtitilaus-välilehti) jäsenelle, joka haluaa Paperisen lehden, lehdeksi […]

Sähköpostin lähettäminen poimintajoukolle

Klikkaa vasemmalta linkeistä “Luo sähköposti” Valitse haluamasi kirjoitusalusta viestille (Teksti, Vapaa-HTML tai Malli-HTML) HUOM! Mallissa on valmiita sähköposteja, Tekstissä voit kirjoittaa ainoastaa tekstiä ja vapaa HTML antaa mm. kuvien lisäysmahdollisuuden) Esimerkissä käytetty Vapaa-HTML Kirjoita viesti, jonka haluat lähetettävän poimintaryhmälle Jos haluat lisätä kuvan viestiin, kuva pitää olla ensiksi ladattuna kuvakirjastoon. Kuvakirjasto löytyy sivun alaosasta. Kuvan lataus: Klikkaa kuvakirjastosta “Valitse tiedosto” Valitse kuva haluamastasi paikasta, mihin olen sen koneellesi tallettanut. Kun kuvan nimi näkyy kuvakirjaston lisäyskohdassa, […]

Poiminta

Tässä näkymässä voit luoda uusia tai käyttää tallennettuja poimintaehtoja tai –joukkoja. Poimintaehdot tarkoittaa sitä, että haku tehdään joka kerta uudelleen. Poimintajoukko tarkoittaa tallennettua listausta henkilöistä. Jos haluat tehdä poiminnan, klikkaa ”Uusi poiminta” ja anna haluamasi poimintaehdot, esimerkiksi ”Yleiset” -> Postitoimipaikka ja klikkaa ”Poimi” Järjestelmä listaa kaikki jäsenet tuolta halutulta poiminta-alueelta. Voit lisätä poimintaan lisää hakuja klikkaamalla ”Lisää poimintaan” Voit poistaa poiminnasta hakuja klikkaamalla ”Poista poiminnasta” Voit tehdä kokonaan uuden poiminnan klikkaamalla ”Uusi poiminta” Tuloksista voi […]

Jäsenluettelo

Klikkaa Jäsenluettelo yhdistyksittäin Valitse päivämäärä, joten asti jäsenluettelo halutaan ajaan (oletuksena kuluva päivä) sekä jäsenyhdistys, jonka jäsenluettelo halutaan ajaa. Klikkaa Hae tiedot Tämän jälkeen listautuu kaikki yhdistyksen jäsenet. Voit viedä tiedot halutessasi Exceliin kuvakkeella, joka löytyy listauksen yläosasta oikealta. Huomaa että näytöllä ei näytetä kaikkia jäsenyydestä listattavia tietoja. Samalla tavalla voit hakea raportteja esimerkiksi jäsenmääristä jäsenlajeittain, uusista ja eronneista jäsenistä, yhdistysjäsenlajeista yms.

Maksuhuomautukset

Klikkaa yläpalkissa kohtaa ”laskutus” Klikkaa ”Tee maksuhuomautus” Täytä vähintään tähdellä (*) merkatut kohdat Klikkaa ”Hae tiedot” Voit valita listalta kenelle huomautus laitetaan tai valita kaikki. Valinnan jälkeen klikkaa ”Tee maksuhuomautus valituille laskuille” Järjestelmä muodostaa maksuhuomautuksista pdf-tiedoston Jäsenen laskuun sekä laskut-välilehdelle tallentuu tieto maksuhuomautuksesta

Kohdistumattomien suoritusten kohdistaminen

Viitesiirto-tiedostossa on mukana kaikki tilille maksetut viitesiirtomaksut, myös ne jotka eivät ole jäsenmaksuja. Kohdistumattomat viitemaksut käsitellään Laskutus-sivun Kohdistumattomat suoritukset-sivulla Hae kohdistumattomat maksusuoritukset esimerkiksi aikavälillä. Jos hakuehtoja ei anneta, haku hakee kaikki kohdistumattomat suoritukset Ikkunalle tuodulta listalta voi esimerkiksi hylätä järjestelmään kuulumattomat maksut ja tai kohdistaa suoritukset oikeaan järjestelmässä olevaan avoimeen laskuun.

Viitesiirtojen tuonti

Viitesiirtojen tuonti järjestelmään koskee vain niitä yhdistyksiä, joilla se on käytössä. Hae pankistasi viitesiirto-tiedosto omalle koneellesi Mene Laskutus-sivulle ja valitse “Laskusuoritusten tuonti rekisteriin” Paina “Valitse tiedosto”-painiketta ja valitse hakemasi viiteaineiston tiedosto Paina “Lataa tiedosto ja tuo suoritukset” painiketta Järjestelmä tarkistaa aineistosta maksetut jäsenmaksut ja merkitsee jäsenelle jäsenmaksun maksetuksi Huomaathan, että viitesiirtoaineisto on haettu konekielisessä muodossa, ei siis selkokielisenä eikä osana tiliotetta. Lisäksi, viitesiirtoaineiston täytyy olla “vanhan mallinen” (tekstimuoto) eikä XML-muodossa oleva.

Seuraava sivu »