Kategoria: 4. Yhdistyksen ohjeet – Jäsenrekisteri

Jäsenmaksusuorituksen hyväksyminen manuaalisesti

Valitse halutun laskun kohdalla tarkista lasku Kirjaa suoritus-kenttään suorituksen summa ja maksupäivä sekä tarvittaessa muut tiedot Klikkaa Hyväksy laskut ja suoritukset Suoritus näkyy laskulla ja laskun tila on hyväksytty. Huomaathan, jos lasku on maksettu vain osittain, lisää maksettu summa ja laita tiedot kommentti kenttään. Paina tässä vaiheessa Tallenna ja jatka myöhemmin jolloin lasku jää avoimeksi ja pääset sitä muokkaamaan vielä myöhemmin kun loppusumma tulee. Koko suorituksen saatuasi paina vasta hyväksy, hyväksyttyä laskua ei pääse enää muuttamaan.

Kohdistumattomien suoritusten kohdistaminen

Viitesiirto-tiedostossa on mukana kaikki tilille maksetut viitesiirtomaksut, myös ne jotka eivät ole jäsenmaksuja. Kohdistumattomat viitemaksut käsitellään Laskutus-sivun Kohdistumattomat suoritukset-sivulla Hae kohdistumattomat maksusuoritukset esimerkiksi aikavälillä. Jos hakuehtoja ei anneta, haku hakee kaikki kohdistumattomat suoritukset Ikkunalle tuodulta listalta voi esimerkiksi hylätä järjestelmään kuulumattomat maksut ja tai kohdistaa suoritukset (paina kohdista linkkiä) oikeaan järjestelmässä olevaan avoimeen laskuun.

Viitesiirtojen tuonti

Viitesiirtojen tuonti järjestelmään koskee vain niitä yhdistyksiä, joilla se on käytössä. Hae pankistasi viitesiirto-tiedosto omalle koneellesi Mene Laskutus-sivulle ja valitse “Laskusuoritusten tuonti rekisteriin” Paina “Valitse tiedosto”-painiketta ja valitse hakemasi viiteaineiston tiedosto Paina “Lataa tiedosto ja tuo suoritukset” painiketta Järjestelmä tarkistaa aineistosta maksetut jäsenmaksut ja merkitsee jäsenelle jäsenmaksun maksetuksi. Huomaathan, että viitesiirtoaineisto on haettu konekielisessä muodossa, ei siis selkokielisenä eikä osana tiliotetta. Lisäksi, viitesiirtoaineiston täytyy olla “vanhan mallinen” (tekstimuoto) eikä XML-muodossa oleva.

Poiminta

Poiminta -toiminnallisuus on tarkoitettu jäsentietojen hakua ja ryhmittelyä varten. Täällä voi suodattaa tietoa erilaisin filtterein. Filtterit on kerättynä Poimintalomakkeelle siten, että ne on ryhmitelty eri otsikoiden alle: Yleiset, Jäsenyys, Luottamustoimi ja Huomionosoitus. Klikkaamalla eri otsikon edessä olevaa nokkaa, saat otsikkotason alta löytyvät filtterit näkyville. Näitä erilaisia poimintoja voi joko luoda kokonaan uusia tai käyttää uudelleen tallennettuja poimintaehtoja tai -joukkoja. Vasemmasta toimintovalikosta löytyvät toiminnot : Poimintaehdot tarkoittaa sitä, että haku tehdään joka kerta uudelleen. Poimintajoukko tarkoittaa […]

Jäsenmaksulaskujen haku

Klikkaa yläpalkissa kohtaa Laskutus Laskutietojen alla klikkaa kohtaa Laskujen käsittely. Avautuvalla sivulla voit tarkastella ja hakea eri vaihtoehdoilla tehtyjä laskuja. Voit antaa haluttuja hakuehtoja tai vaihtoehtoisesti jättämällä kentät tyhjiksi, järjestelmä hakee kaikki laskut.

Maksuhuomautukset

Klikkaa yläpalkissa kohtaa ”Laskutus” Klikkaa ”Tee maksuhuomautus” Täytä vähintään tähdellä (*) merkatut kohdat. 2. Klikkaa ”Hae tiedot” Voit valita listalta kenelle huomautus laitetaan tai valita kaikki. Valinnan jälkeen klikkaa ”Tee maksuhuomautus valituille laskuille” Järjestelmä muodostaa maksuhuomautuksista pdf-tiedoston Jäsenen laskuun sekä Laskut-välilehdelle tallentuu tieto maksuhuomautuksesta.

Jäsenlaskutus

Klikkaa yläpalkissa kohtaa Laskutus Klikkaa Siirry laskuttamaan jäsenyydet Anna vähintään kaikki tähdellä (*) merkityt tiedot Valitse listalta Jäsenlaji (tämän mukaan laskun suuruus määrittyy. Voit myös valita useampia jäsenlajeja painalla ctrl-painikkeen pohjaan) Klikkaa Hae laskutettavat Valitse listalta henkilöt, kenelle lasku lähetetään ja klikkaa Laskuta valitut. Henkilöt valitaan laittamalla raksi ruutuun rivin oikeaan reunaan. Jos haluat laskuttaa kaikki, valitse kuvassa näkyvä ruksi (valitsee kaikki haetut jäsenet) ja klikkaa Laskuta valitut Jos laskutusvaihtoehtona on paperilasku, muodostuu näille jäsenille PDF-tiedosto, […]

Jäsenen lisääminen yhdistykseen

Uusi jäsen voidaan lisätä yhdistyksen jäseneksi kahdella eri tavalla. Kun henkilö hakee jäsenyyttä Omakissan etusivun jäsenhakemuksella, tulee jäsenhakemus yhdistykselle näkyviin järjestelmän etusivulle, josta jäsenrekisterin hoitajan tulee se käsitellä. Jäsenrekisterin hoitajan toimesta jäsen voidaan myös luoda suoraan tai olemassa oleva henkilö liittää oman yhdistyksen jäseneksi. 1. Jäsenhakemusten käsittely Käsittelemättömät jäsenhakemukset löytyvät järjestelmän etusivulta. Jäsenhakemuksen voi joko hyväksyä tai hylätä. Vaihtoehdot löytyvät jäsenhakemusrivin oikealta puolelta. Jäsenen tietoihin, erityisesti laskun tarkistukseen, pääset klikkaamalla jäsenen nimeä hakemusrivillä. Laskun tiedot löytyvät jäsenen […]

Jäsenen tietojen muokkaaminen

Hae muokkausta tarvitseva henkilö kirjoittamalla henkilön nimi etusivun vasemmassa laidassa olevaan kenttään HAE HENKILÖITÄ TAI ORGANISAATIOITA ja paina Hae tai paina Laajennettu haku linkkiä ja täytä avautuva lomake. Klikkaamalla hakutulokset listalla olevan henkilön nimeä, pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan tietoja. Jos hakutulokset täyttäviä henkilöitä löytyi vain yksi, tiedot avautuvat automaattisesti. Jäsenen tiedoissa on seuraavat välilehdet:  yhteystiedot, jäsenyydet, lehtitilaus ja laskut. Yhteystiedot-välilehdellä voit ylläpitää jäsenen yhteystietoja ja Jäsenyydet-välilehdellä jäsenyyteen liittyviä tietoja. Laskut-välilehdeltä näkyy henkilön laskutushistoria yhdistyksessä. Jäsenyyden päättäminen Hae […]

Jäsenluettelo

Klikkaa Jäsenluettelo yhdistyksittäin Valitse päivämäärä, minne asti jäsenluettelo halutaan ajaa, tai aikaväli jolta jäsenyyksiä halutaan tarkastella sekä jäsenyhdistys, jonka jäsenluettelo halutaan ajaa. Voit myös halutessasi käyttää muista filttereitä haun rajauksena. Esim hakea vai aktiivisia jäsenyyksiä. Klikkaa Hae tiedot Tämän jälkeen listautuu kaikki yhdistyksen jäsenet. Voit viedä tiedot halutessasi Exceliin kuvakkeella, joka löytyy listauksen yläosasta oikealta. Huomaa että näytöllä ei näytetä kaikkia jäsenyydestä listattavia tietoja.

Seuraava sivu »