Jäsenen lisääminen yhdistykseen
Uusi jäsen voidaan lisätä yhdistyksen jäseneksi kahdella eri tavalla. Kun henkilö hakee jäsenyyttä Omakissan etusivun jäsenhakemuksella, tulee jäsenhakemus yhdistykselle näkyviin järjestelmän etusivulle, josta jäsenrekisterin hoitajan tulee se käsitellä. Jäsenrekisterin hoitajan toimesta jäsen voidaan myös luoda suoraan tai olemassa oleva henkilö liittää oman yhdistyksen jäseneksi.
1. Jäsenhakemusten käsittely
Käsittelemättömät jäsenhakemukset löytyvät järjestelmän etusivulta. Jäsenhakemuksen voi joko hyväksyä tai hylätä. Vaihtoehdot löytyvät jäsenhakemusrivin oikealta puolelta.
Jäsenen tietoihin, erityisesti laskun tarkistukseen, pääset klikkaamalla jäsenen nimeä hakemusrivillä. Laskun tiedot löytyvät jäsenen Laskut-välehdellä. Voit kuitata täällä jäsenyyden maksetuksi (kts. Jäsenmaksusuorituksen hyväksyminen manuaalisesti). Mikäli yhdistyksesi käsittelee maksujen tarkistuksen viitesiirtojen kautta (kts. Viitesiirtojen tuonti, merkitään maksu automaattisesti maksetuksi tässä yhteydessä. Kun jäsen on hoitanut jäsenmaksunsa, voidaan jäsenyys hyväksyä.
Kasvattajan maksama jäsenyys
Kasvattajan maksamasta jäsenyydestä muodostuu jäsenhakemus samalla tavalla kuin jos jäsen itse olisi täyttänyt jäsenhakemuksen. Jäsenyyden lajina on Kasvattajan maksama jäsen ja kasvattajan tiedot löytyvät jäsenyyden lisätietokentästä.
Kasvattajan maksamaan lahjajäsenyyteen liittyviä erityispiirteitä:
- Lasku löytyy kasvattajalta
- Laskun tiedoissa on lisätyn jäsenen nimi ja omakissa ID
- Laskun hyväksyminen lisää maksupäivän maksetun jäsenen jäsenyyden tietoihin
- Jäsenrekisterinhoitajan tulee muuttaa Kasvattajan maksama jäsenyys-jäsenlaji Varsinainen jäsen-jäsenlajiksi ennen hakemuksen hyväksymistä. Jäsenlaji tulee olla vaihdettuna viimeistään ennen seuraavan vuoden jäsenlaskutusta
- Kasvattajan maksama jäsenyys-jäsenlajin lisää yhdistyspääkäyttäjä yhdistyksen jäsenyys-välilehdeltä
2. Henkilön lisääminen jäsenrekisterinhoitajan toimesta
Henkilön lisääminen aloitetaan klikkaamalla Lisää/Hae henkilö (kuva 1).
Tarkista aina ennen lisäämistä, löytyykö henkilö / organisaatio jo rekisteristä. Tämän voit tehdä hakemalla henkilöä / organisaatiota joko nimellä tai sähköpostiosoitteella (kuva 2).
Uusi henkilö
Jos lisättävää henkilöä ei löydy, voit lisätä halutun henkilön.
- Henkilö listauksen alapuolella olevalla painikkeella Lisää henkilö (ks. kuva 2)
- Täytä lomakkeelta vähintään tähdellä (*) merkatut tiedot
- Klikkaa Tallenna
- Tämän jälkeen avautuu Jäsenyys lomake, jolle tulee täyttää vähintään tähdellä (*) merkatut tiedot. Mikäli joku pakollinen tieto jää täyttämättä, Omakissa antaa virheilmoituksen tallennuksen yhteydessä.
- Klikkaa Tallenna
Virheellisesti tallennetun henkilön / organisaation tietoja pääset korjaamaan klikkaamalla Muokkaa painiketta. Jos virheen korjaaminen edellyttää tietojen poistamista, ota yhteyttä pääkäyttäjään.
Olemassa oleva henkilö / organisaatio
Jos haluttu henkilö / organisaatio löytyy järjestelmästä (ks. kuva 2)
- Klikkaa henkilön nimi –linkkiä näin avautuu henkilön tiedot tarkasteltavaksi.
- Klikkaa Jäsenyydet välilehteä
- Klikkaa jäsenyydet kohdassa Lisää jäsenyys
- Täytä lomakkeelta vähintään tähdellä (*) merkatut tiedot
- Hyväksy tiedot klikkaamalla Tallenna
Organisaatiot lisätään järjestelmään vastaavalla tavalla kuin henkilöt.