Vahvistuskirjeen tallennus ja lähetys

Vahvistuskirje tallennetaan näyttelyn perustietoihin sille varatulle paikalle

• Perustiedot-välilehden Muokkaa tietoja -valinnasta avautuvalta sivulta löytyy kohta Vahvistuskirjeen teksti (sivun alin tekstieditori)
• Vahvistuskirjeessä toimivat muotoilut, mutta siihen ei voi tallentaa liitettä.
• Näyttelyinfo kannattaa tehdä kotisivuille ja linkittää infoon vahvistuskirjeessä.
  • Huom! Kielivaihtoehtojen huomioiminen ei vielä onnistu.

• Kun vahvistuskirje on valmis, tallenna vahvistuskirjeelle julkaisuajankohta (joko heti tai tulevaisuuteen). Huom! Vahvistuskirjeet eivät lähde minnekään automaattisesti vaan tämä on ajankohta, jolloin vahvistuskirje (ja tuomarijako) julkaistaan Omakissassa

• Vahvistuskirjettä voidaan esikatsella näyttelyn Ilmoittautumiset-välilehden Siirry lähettämään vahvistuskirjeet -sivun Esikatselu-linkistä

Vahvistuskirjeiden lähettäminen tehdään Ilmoittautumiset-välilehdeltä.

HUOM! Tarkista muutama päivä ennen vahvistuskirjeen lähettämistä seuraavat tiedot:

• Ovatko kissojen omistukset vaihtuneet (Raportit/Ilmoittautumiset, joissa kissa ei ole ilmoittajan omistama). Näytteilleasettajaksi pitää vaihtaa kissan omistaja, joka tuo kissan näyttelyyn. Näin oikea henkilö saa vahvistuskirjeen.
• Ovatko jäsenyydet kunnossa (Raportit/Ilmoittautumiset, omistajat ilman aktiivista jäsenyyttä) ja ole yhteydessä tarvittaessa näytteilleasettajaan.
• Onko luokkamuutoksia (Raportit/Luokkamuutokset) ja tee tarvittavat muutokset

Sähköinen vahvistuskirje:

• Paina Ilmoittautumiset-välilehdeltä Siirry lähettämään vahvistuskirjeet -painiketta
• Ohjelma näyttää listauksen näytteilleasettajista, joille kirje lähtee sähköpostitse
  • Jos henkilöllä ei ole sähköpostiosoitetta, hänelle lähetetään paperinen vahvistuskirje.
• Sivun yläreunassa on Esikatselu-linkki, josta vahvistuskirjeen ulkoasun ja sisällön voi vielä tarkistaa ennen lähetystä
• Lähetä-painike löytyy sivun alareunasta
• Yksittäisen vahvistuskirjeen lähetys sähköpostitse onnistuu painamalla henkilörivillä olevalla Lähetä vahvistuskirje -linkkiä. Tällainen tilanne voi tulla vastaan, jos henkilön toimimaton sähköpostiosoite (vahvistuskirjeen lähetysajankohtana) on vaihdettu toimivaan ja hän haluaa saada vahvistuskirjeensä.

Paperinen vahvistuskirje:

• Paina Ilmoittautumiset-välilehdeltä Siirry tulostamaan vahvistuskirjeet -painiketta
• Ohjelma muodostaa paperisen vahvistuskirjeen kaikille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta.
• Yhdistys voi tarjota maksullisen paperisen vahvistuskirjeen luomalla lisätuotteeksi paperisen vahvistuskirjeen. Tuote luodaan tuotteissa ja valitaan kategoriaksi paperinen vahvistuskirje ja annetaan sille hinta.
• Vahvistuskirje on suoraan tulostettavissa ja vastaanottajatiedot on asemoitu niin, että se voidaan postittaa suoraan ikkunallisessa kuoressa.