Vahvistuskirje tallennetaan näyttelyn perustietoihin sille varatulle paikalle
- Perustiedot-välilehti, Muokkaa tietoja -sivulla kohta Vahvistuskirjeen teksti (sivun alin tekstieditori)
- Vahvistuskirjeessä toimivat muotoilut, mutta siihen ei voi tallentaa liitettä.
- Näyttelyinfo kannattaa tehdä kotisivuille ja linkittää infoon vahvistuskirjeessä.
- Huom! Kielivaihtoehtojen huomioiminen ei vielä onnistu.
- Kun vahvistuskirje on valmis, tallenna vahvistuskirjeelle julkaisuajankohta (joko heti tai tulevaisuuteen. Vahvistuskirjeen julkaisupvm. löytyy sivulta ylempää.)
- Vahvistuskirjettä voidaan esikatsella Ilmoittautumiset-välilehti/Siirry lähettämään vahvistuskirjeet -sivun Esikatselu-linkistä
Vahvistuskirjeiden lähettäminen tehdään Ilmoittautumiset-välilehdeltä.
HUOM! Tarkista muutama päivä ennen vahvistuskirjeen lähettämistä seuraavat tiedot:
- Ovatko kissojen omistukset vaihtuneet (Raportit/Ilmoittautumiset, joissa kissa ei ole ilmoittajan omistama). Näytteilleasettajaksi pitää vaihtaa kissan omistaja, joka tuo kissan näyttelyyn. Näin oikea henkilö saa vahvistuskirjeen.
- Ovatko jäsenyydet kunnossa (Raportti/Ilmoittautumiset ilman aktiivista jäsenyyttä) ja ole yhteydessä tarvittaessa näytteilleasettajaan.
- Onko luokkamuutoksia (Raportit/Luokkamuutokset) ja tee tarvittavat muutokset
Sähköinen vahvistuskirje (lähetys ILMOITTAUTUMISET-välilehdeltä)
- Paina Siirry lähettämään vahvistuskirjeet -painiketta
- Ohjelma näyttää listauksen näytteilleasettajista, joille kirje lähtee sähköpostitse
- Jos henkilöllä ei ole sähköpostiosoitetta, hänelle lähetetään paperinen vahvistuskirje.
- Sivun yläreunassa on Esikatselu-linkki, josta vahvistuskirjeen ulkoasun ja sisällön voi vielä tarkistaa ennen lähetystä
- Lähetä vahvistuskirje -painike löytyy sivun alareunasta
- Yksittäisen vahvistuskirjeen lähetys sähköpostitse onnistuu painamalla henkilörivillä olevalla Lähetä vahvistuskirje -linkkiä. Tällainen tilanne voi tulla vastaan, jos henkilön toimimaton sähköpostiosoite (vahvistuskirjeen lähetysajankohtana) on vaihdettu toimivaan ja hän haluaa saada vahvistuskirjeensä.
Paperinen vahvistuskirje:
- Paina Siirry tulostamaan vahvistuskirjeet -painiketta
- Ohjelma muodostaa paperisen vahvistuskirjeen kaikille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta.
- Yhdistys voi tarjota maksullisen paperisen vahvistuskirjeen luomalla lisätuotteeksi paperisen vahvistuskirjeen. Tuote luodaan tuotteissa ja valitaan kategoriaksi paperinen vahvistuskirje ja annetaan sille hinta.
- Vahvistuskirje on suoraan tulostettavissa ja vastaanottajatiedot on asemoitu niin, että se voidaan postittaa suoraan ikkunallisessa kuoressa.
